5 trików jak zwiększyć efektywność, produktywność pracy i wydajność (nawet więcej)

Pokaż opcje odtwarzania

Data publikacji: 10 maja 2022

Założyłeś firmę, ale nakład obowiązków cały czas się zwiększa i nie możesz ich wszystkich wykonać do końca w danym terminie. Czasami nawet nie wykonujesz ich wcale. Nie wiesz jak zwiększyć produktywność, efektywność i wydajność. Są to słowa zbliżone do siebie, bo produktywność w pracy, może być określana również jako wydajność czy efektywność pracy. Często ludzie używają ich zamiennie. Więc jeśli chcesz być lepszą osobą i wykonywać więcej, przeczytaj do końca. Miłej lektury!

Poniższy artykuł zawiera naukowe i przetestowana triki na to jak wykonać więcej pracy w krótszym czasie. Jak poprawić swoją produktywność i efektywność.

Oto pięć najlepszych polepszaczy wydajności:
1. Użyj zasady dwóch minut – produktywność.

„Jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty, zrób to teraz.” – David Allen
W książce Davida Allena „Getting Things Done”, wyjaśnione jest jak w łatwy sposób można zwiększyć swoją produktywność. Jest to prosta zasada. Działa dlatego że ćwiczy Twój umysł w pokonywaniu prokrastynacji i zwalcza niechęć do pracy. Więc jeśli natkniesz się na zadanie które zajmuje mniej jak 2 minuty, zrób to teraz.

Tę strategię zwiększania produktywności, możesz nazwać jak tylko chcesz, jej cel to ułatwienie Ci rozpoczęcia pracy nad rzeczami, które powinieneś robić i zwiększenie efektywności.

Będąc bardziej szczegółowym…

Większość zadań, z którymi zwlekasz, nie jest naprawdę trudna – masz talent i umiejętności, aby je wykonać – po prostu unikasz ich rozpoczynania z tego czy innego powodu.

Jak możesz sobie pomóc i polepszyć wydajność? Bardzo ważne jest tu abyś:

• stosował dobre i szybkie narzędzia, ja polecam nowego note’a
• bądź na imprezach podczas których coś się dzieje, np. tak jak te i rozmawiaj z osobami które są bardzo wydajne (liderzy), lub tam gdzie ludzie odpoczywają, np podczas takich.
• dodatkowo, aby być wydajniejszym stosuj suplementy kognitywne, wspomagające pracę mózgu
• a także zadbaj o swoje biuro, aby dobrze Ci się pracowało i nic nie rozpraszało
• rozwijając wiedzę z zakresu wydajności i osiągania celów, możesz skorzystać z konsultacji ze mną bądź przeczytać którąś z książek na ten temat

A teraz wracamy do zasady 2 minut.

Reguła 2-minutowa pokonuje zwlekanie i lenistwo, ułatwiając podjęcie działań i zwiększenie efektywności, których nie można odmówić.

Zasada 2 minut, składa się z dwóch części

Część 1 – Jeśli zajmuje to mniej niż dwie minuty, zrób to teraz.

To zaskakujące, jak wiele rzeczy odkładamy, a moglibyśmy to zrobić w dwie minuty lub krócej. Na przykład, mycie naczyń natychmiast po posiłku, wynoszenie śmieci, czyszczenie , wysyłanie e-maila i tak dalej.

Jeśli wykonanie zadania zajmuje mniej niż dwie minuty, postępuj zgodnie z regułą i rób to teraz.

Część 2 – Kiedy zaczynasz nowy nawyk, powinno to zająć mniej niż dwie minuty.

Czy wszystkie twoje cele mogą zostać osiągnięte w mniej niż dwie minuty? Oczywiście, że nie.

Ale każdy cel może zostać rozpoczęty w ciągu 2 minut lub mniej. I taki jest cel tej małej zasady.

Może się wydawać, że ta strategia jest zbyt podstawowa dla Twoich wielkich celów życiowych, ale twierdzę, że się mylisz. Działa dla każdego celu z jednego prostego powodu: fizyka prawdziwego życia.

Nauka prawdziwego życia

Jak sir Isaac Newton uczył nas dawno temu, przedmioty w stanie spoczynku mają tendencję do pozostawania w spoczynku, a obiekty w ruchu zwykle pozostają w ruchu. Dotyczy to zarówno ludzi, jak i spadających jabłek.

Reguła 2-minutowa działa zarówno na duże cele, jak i na małe cele z powodu bezwładności życia. Gdy zaczniesz coś robić, łatwiej to kontynuować. Uwielbiam tę 2-minutową regułę, ponieważ obejmuje ideę, że wszystkie dobre rzeczy dzieją się, gdy zaczniesz.

Chcesz zostać lepszym pisarzem? Wystarczy napisać jedno zdanie (zasada 2 minut), a będziesz pisał przez kolejną godzinę.
Chcesz jeść zdrowiej? Zjedz jeden owoc (zasada 2 minut),
a prawdopodobnie jego słodycz sprawi, że zjesz kolejny.

Chcesz stworzyć nawyk? Po prostu przeczytaj pierwszą stronę nowej książki (zasada 2 minut) i zanim się obejrzysz, pierwsze cztery są już za Tobą. Powtarzaj to regularnie, w ten sposób tworzysz nawyk.

Chcesz biegać cztery razy w tygodniu? W każdy poniedziałek, środę, piątek i sobotę, po prostu załóż buty do biegania i wyjdź za drzwi (zasada 2 minut), a skończysz na przerzucaniu kilometrów na nogach zamiast popcornu w żołądku. Mam nadzieję że już zdałeś sobie sprawę jak pomocna jest ta reguła w przypadku gdy chcesz zwiększyć swoją efektywność i produktywność pracy. Każdy może poświęcić 120 sekund. Wykorzystaj ten czas, aby zrobić jedną rzecz. Ruszaj!

2. Twój poranny rytuał – produktywność.

„Istnieją tylko dwa dni w roku, w których nic nie może być zrobione. jeden nazywamy wczoraj, a drugi jutro.” – Dalajlama
W książce „Fenomen poranka” Hal Elrod opisuje swój rytuał
i mówi dlaczego jest on tak ważny, link do książki: Hal Elrod: Fenomen poranka. Rano rutyna przygotowuje emocjonalnie, fizycznie i psychicznie do wyzwań w nadchodzącym dniu. Większość z nas ma problemy z porannym obudzeniem się
i zaczęciem dnia na pełnych obrotach. Odpowiedni plan pomaga wskoczyć na dobrą drogę, a robiąc to co sprawia Tobie przyjemność i pomaga zyskać pozytywne nastawienie psychiczne sprawia że dzień będzie bardziej produktywny.
Poranna rutyna tworzy uczucie pewności. W jej skład mogą wchodzić medytacja, ćwiczenia, czytanie i zimny prysznic.

Rytuały sławnych osób

Barack Obama

Były prezydent Barack Obama zawsze rozpoczynał swój dzień
w Białym Domu na dwie godziny przed pierwszym zaplanowanym wydarzeniem, co często oznaczało wstanie wcześniej niż o 5 rano. To pozwoliło mu nadać priorytet ćwiczeniom, których nigdy nie przegapił. O dziwo, Obama nie pije kawy. Zamiast tego decyduje się na zieloną herbatę
i nawadnia się sokiem pomarańczowym i dużą ilością wody.

Po porannych ćwiczeniach i śniadaniu Obama pozostał na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami czytając New York Timesa i oglądając ESPN.

Oprah Winfrey

Oprah Winfrey rozpoczyna swój poranek dwudziestominutową medytacją, która, jak mówi, napełnia ją „nadzieją, poczuciem zadowolenia i głęboką radością”.

Następnie zaczyna trening na bieżni, aby przyspieszyć tętno. Winfrey przysięga, że co najmniej piętnaście minut ćwiczeń poprawia jej wydajność i podnosi poziom energii.

Następnie Winfrey „napędza się”, idąc na spacer, lub słuchając muzyki. Wreszcie, zawsze kończy swój rytuał, jedząc zdrowy posiłek pełen złożonych węglowodanów, błonnika i białka.

Steve Jobs

Steve Jobs miał niesamowicie głęboką, ale prostą poranną rutynę. Każdego dnia wstawał, ścielił łóżko, brał prysznic,
a potem patrzył w lustro. Zamykał oczy i pytał: „Gdyby dzisiejszy dzień był ostatnim dniem mojego życia, czy byłbym zadowolony z tego, co mam dzisiaj zrobić?”

Jeśli odpowiedź brzmiała „nie” przez zbyt wiele dni z rzędu, wiedział, że trzeba coś zmienić.

3. Wykonaj najpierw najtrudniejsze zadania – efektywność.

Rano mamy najwięcej energii umysłowej do trudnych zadań. Jesteśmy wypoczęci i wykonywanie łatwej pracy mija się
z celem. Ważnym jest, aby ustalić grafik nadchodzącego dnia żeby trudne zadanie, które wymaga od nas najwięcej energii wykonać na początku. Jeśli zrobimy na odwrót to wykonany kilka mniejszych a duże i najtrudniejsze zostawimy na później. Znasz już ten schemat? Będąc zmęczonym, i tak go nie wykonasz. Przenosisz na kolejny dzień i już jesteś spóźniony. Sytuacja się powtarza… a Ty cały czas zaczynasz od tego co łatwe, bo tak jest prościej. Chyba czas na zmianę.

W punkcie 5 możesz przeczytać jak zoptymalizować swój czas, by te zadania wykonać lepiej i szybciej.

Korzyści z wykonywania trudnych zadań jako pierwszych.

Brian Tracy w swojej książce Zjedz tę Żabę (Eat That Frog), że jeśli wykonasz najpierw swoje trudne zadania, Twoje pozostałe zadania nie będą wydawały się takie skomplikowane. Przecież po zjedzeniu żaby nawet coś nieapetycznego wydaje się wręcz rozkoszne, prawda 😉 Tracy zaleca również, że jeśli musisz zjeść dwie żaby (2 trudne zadania), powinieneś najpierw zjeść brzydszą (zadanie trudniejsze).
Metafora jest bardzo prostym sposobem na zapoznanie się
z nową koncepcją. Jeśli wszystkie twoje zadania wydają Ci się nieco męczące, możesz złagodzić ból, usuwając najbrzydsze „ropuchy” tak szybko, jak to tylko możliwe.

4. Technika pomodoro – wydajność.

„Złożoność jest wrogiem egzekucji” – Tony Robbins

Dla wielu ludzi czas jest wrogiem. Ścigamy się z nim, aby zakończyć zadania i dotrzymać terminów. Technika Pomodoro uczy, jak pracować z czasem, zamiast walczyć. Rewolucyjny system zarządzania czasem jest od razu pozornie prosty
w nauce i zmieniający życie.

Co to jest technika Pomodoro?

Technika Pomodoro to metoda zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo pod koniec lat osiemdziesiątych. Cóż, celem jest zapewnienie maksymalnego skupienia i przejrzystości umysłowej podczas wykonywania zadań.
To zasadniczo 25-minutowa praca, a następnie 5-minutowa przerwa. Po czterech takich sesjach zrób sobie dłuższą przerwę. Możesz użyć zegara lub aplikacji Pomodoro żeby odmierzać czas. Podział pracy na stosunkowo krótkie odcinki czasowe ma wiele zalet. Co najważniejsze pozwala na pracę w skupieniu. Łatwiej Ci się jest skoncentrować kiedy wiesz, że masz to zrobić tylko przez krótki czas. Świadomość upływającego czasu zwiększa też Twoją wydajność, bo chcesz skończyć zadanie przed przerwą. 5. 5. 5. Zaplanuj swoje zakłócenia – produktywność pracy.

„Jeśli nie zaprojektujesz swojego własnego planu życia, masz szanse, że wpadniesz w plan kogoś innego. I zgadnij, co Ci zaplanowali? Niewiele. „- Jim Rohn
Podczas pracy łatwo się rozpraszamy. Jest tyle urządzeń i ludzi, którzy wymagają uwagi. Dlatego tak ciężko jest zachować produktywność pracy
W jaki sposób zaplanować swoje zakłócenia? W obecnych czasach jest ich na prawdę sporo. Telefon co chwilę przypomina Ci, że dostałeś e-mail lub ktoś skomentował Twój post na facebooku. Znajomy pyta się czy oglądałeś serial, a pies chce iść na spacer.
Zorganizuj swój czas tak aby zając się tym w trakcie przerw,
a telefon zawsze możesz wyciszyć.Jako właściciel firmy cenisz sobie każdą minutę każdego dnia i wiesz, jak załatwić sprawy. Możesz szybko reagować na prośby klientów i rozwiązywać nowe problemy w miarę ich pojawiania się. Dzisiejsza technologia pomaga nam to osiągnąć. Kto by pomyślał
o wszystkich tych funkcjach, jakie posiadamy w małym urządzeniu, które zmieści się w naszych kieszeniach. Nasze życie zawodowe zmieniło się tak bardzo, ale czy zmieniliśmy sposób, w jaki pracujemy? Mamy do czynienia z nowymi okolicznościami, które wymagają innych technik i zachowań. Brzmi to zniechęcająco, ale dzięki kilku prostym zmianom możemy kontrolować to, nad czym pracujemy, zminimalizować rozproszenie i upewnić się, że jesteśmy produktywni.

Sztuką jest myśleć strategicznie. Zbuduj poziom komfortu, decydując, które alarmy musisz otrzymywać w czasie rzeczywistym i które mogą poczekać do wybranego czasu.

Nie nadawaj wszystkim alertom tego samego priorytetu. Czy „like” na Facebooku rozprasza uwagę tak samo jak e-mail od ważnego klienta?

Zaplanuj swoją interakcję z niezbyt ważnymi czynnościami na określone godziny w ciągu dnia. Gdy potrzebujesz skupić się na zadaniu, wyłącz telefon lub wycisz. Nie zawsze możesz to zrobić, ale miej to na uwadze. Dzięki temu osiągniesz efektywność, wydajność i produktywność. A więc zachowaj równowagę – wyłączaj się, gdy musisz i rozpoznaj czasy, kiedy tego nie robisz. Twoja produktywność w pracy jest nie tylko ważna dla Ciebie, ale i dla Twojej rodziny. Zarabiasz więcej, możesz wysłać dzieci do lepszej szkoły, wypocząć w lepszym hotelu na wakacjach, mieć lepszy sprzęt, dzięki temu w przyszłości będziesz wykonywał zadania szybciej, a przez to miał więcej czasu na swoje hobby i dla rodziny. Widzisz? to zamknięte koło, stawiasz na produktywność, efektywność i wydajność, a Twoje życie staje się lepsze. Więc do dzieła!

5 trików jak zwiększyć efektywność, produktywność pracy i wydajność (więcej)
Mam nadzieję że teraz wiesz jak wydajność pracy w Polsce może być łatwo zwiększona. Wzrost wydajności i wzrost produktywności swoich pracowników to świetny sposób na wykręcenie lepszego wyniku w firmie. Motywacja całego zespołu jest również bardzo ważna ale o tym w kolejnym wpisie.

Wniosek
Bądź produktywny! Zwiększaj produktywność!

Produktywność, efektywność i wydajność są kluczowe
w naszym życiu i karierze zawodowej. Wprowadzanie zmian może być trudne. Ludzie mówią, że stworzenie nowego nawyku zajmuje 21 dni. Dla każdego z nas będzie inaczej, ale chodzi o to, że ulepszenia nie nastąpią z dnia na dzień. Dostosuj ustawienia, aby lepiej odpowiadały Twojemu środowisku pracy.
Ludzie czytają motywacyjne artykuły, mówią że chcieliby zmiany, ale mało wykonują czynności. Można być super teoretykiem, tylko że jeśli nie zaczniemy czegoś robić to teoria się nie przyda. Chcę, aby było inaczej. Wyobraź sobie, jak wyglądałoby inaczej Twoje życie, jeśli wykonasz te czynności?

Niech produktywność będzie z Tobą!

Godziny otwarcia rektoratu:

poniedziałek-czwartek 08.00-15.30
piątek 08.00-14.00